Come coordinare e gestire i fornitori attraverso 3 tabelle!
Ciao Wedding Planner,
Oggi vogliamo parlare dei fornitori, come coordinarli e gestirli.
Nello specifico su come suddividerli e collocarli (non più mentalmente) nelle varie fasi della giornata, in quale ordine chiamarli e infine cosa fare al termine del rapporto lavorativo con loro. E per farlo abbiamo creato 3 tabelle, in modo da poter consultare tutte le tue info in modo intuitivo e semplice.
Intanto facciamo una lista dei “fornitori tipo” di cui hai bisogno:
Fotografo
Video maker
Floral designer/allestitore
Light designer
Catering/location
Musicisti rito
Musicisti ricevimento
Musicisti momenti particolari (taglio torta e/o aperitivo)
Celebrante
Bomboniere e/o Cadeau
Cake designer
Atelier
Noleggio auto e autista
Makeup artist
Intrattenimento adulti
Animazione
Fornitore materiale cartaceo-grafica matrimonio
Transfer ospiti
Dog sitter
Eccoli qui, ci sono più o meno tutti.
Certo, non avrai bisogno di tutti, per ogni matrimonio.
Ad esempio c’è anche il Dog Sitter, solo per i matrimonio con gli amici a 4 zampe. Oppure intrattenimenti specifici etc. etc.
Ora da questa lista immaginiamo di prendere solo i fornitori che ci interessano per il matrimonio che stiamo organizzando.
E li andiamo a dividere in “Front End” e “Back End”
Ovvero chi sarà presente il giorno del matrimonio (Front End) e chi lavorerà dietro le quinte (Back End) o ha lavorato giorni o mesi precedenti al wedding day.
Tabella N1
L’importanza della tabella N1
Fare questa divisione è importante per 3 motivi.
1)Chi è con te quel giorno
La tabella ti aiuta a visualizzare i fornitori e a collocarli nelle varie fasi della giornata. Puoi perfezionare la tabella aggiungendo anche orario di inizio e di fine servizio.
2)Facilita la timeline
Una volta che hai visualizzato chi è Front end e in quale fascia del matrimonio è presente (grazie ai pallini e alla leggenda) puoi velocizzare la fase della stesura della timeline.
3)Comunicazione pratica
Le Tabelle possono agevolare la comunicazione e l’efficienza del lavoro del tuo team. Non c’è niente di meglio di uno schema veloce, facile e intuitivo per organizzare il lavoro!
Ora passiamo alla chiamata all’azione.
Dobbiamo iniziare a chiamare i nostri fornitori.
Ma da quale iniziamo?
Quelli in Front end o in Back End?
Per capirlo dobbiamo fare una seconda tabella.
Tabella N2
Si tratta della tabella delle priorità, ogni matrimonio è diverso, perché gli sposi sono diversi e hanno desideri e priorità ogni volta differenti.
Dietro ogni priorità c’è un professionista che dovrà risponderne, ovvero i nostri fornitori da inserire nella Tabella N2.
L’importanza della tabella N2
Fare questa divisione è importante per 3 motivi.
1) Individuare la partenza
Soprattutto se sei all’inizio e non sai da chi o da cosa iniziare, avere ben in mente le priorità degli sposi ti permette di sapere dove inizia il tuo lavoro.
2) Esaudire i loro desideri
Se gli sposi hanno un desiderio specifico dovrai trovare il fornitore che potrà eseguire questa loro richiesta e in genere dietro “richieste particolari” ci sono particolari attese.
3) Focus sull’obiettivo
Visto che la lista di cose da fare sono tante, una buona lista organizzata è sempre un’arma vincente.
Ma non solo, bisogna inserire in questa categoria anche tutti i fornitori che devono essere “bloccati” con largo anticipo, come la location!
Ora passiamo all’ultima, la Tabella N3
Il matrimonio è finito, ci sono stati dei fornitori veramente in gamba, altri così cosi e altri del tipo “omiodiochestafacendo”.
Ecco, la terza tabella serve a ricordare tutto ciò, andrai a valutare la tua esperienza con quei fornitori.
L’importanza della tabella N3
Fare questa divisione è importante per 3 motivi.
1) Non fidarti della tua memoria
Dopo un po ‘ i ricordi possono giocarci dei brutti scherzi e possiamo dimenticarci che quel fornitore x non ha reso tantissimo nel matrimonio di Gianni e Silvia del 2021 e rischiamo di richiamarlo e cascarci di nuovo.
2)Elabori l’evento
Può sembrare uno di quei consigli da psicologo, ma mettere nero su bianco aiuta tantissimo a metabolizzare il nostro lavoro, analizzare ciò che è andato bene e ciò che poteva andare meglio e soprattutto è liberatorio.
3)Nascono collaborazioni
In base all’esigenza potrebbe esserti utile chiamare e richiamare i fornitori fidati che hanno sempre fatto un ottimo lavoro con te.
Per concludere, i professionisti che lavorano dietro un matrimonio sono tanti e non puoi pensare di avere tutto sotto controllo affidando ogni cosa alla tua memoria. Secondo noi il modo migliore è cercare di semplificare al meglio il tuo lavoro (che poi è anche la nostra mission).
Ora non ti resta altro che scaricare le tabelle e creare le tue da testare!
Alla prossima!
Wedding Power.